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Scanner et renommer automatiquement ses documents avec l'IA : ce que change Scan by DocArt
Ouvrez le dossier « Scans » de votre serveur. Si vous y trouvez une colonne de fichiers qui s'appellent tous SCAN_20261104_0931.pdf, SCAN_20261104_0932.pdf et ainsi de suite, cet article est pour vous.
Que vous soyez un cabinet comptable à Bois-Guillaume ou une entreprise du bâtiment du côté d'Évreux, la scène est souvent la même. Le copieur fait très bien son travail. C'est après que ça coince : quelqu'un doit ouvrir chaque fichier, regarder ce qu'il contient, le renommer, puis le ranger au bon endroit. Personne n'aime le faire, et pourtant ça mange un temps fou.
Chez 5D, nous proposons désormais une solution qui s'occupe de cette étape à votre place : Scan by DocArt. Voici concrètement ce qu'elle fait, ce qu'elle ne fait pas, et combien de temps elle peut vous rendre.
Le vrai coût d'un scan, c'est ce qui se passe après.
Prenons une matinée ordinaire à l'accueil d'une PME. Le courrier arrive : trois factures fournisseurs, un avis d'imposition, un bon de livraison signé, deux arrêts de travail. Tout passe dans le chargeur du copieur, en une seule pile. Résultat : un PDF de 14 pages, ou sept fichiers qui portent un numéro au lieu d'un nom.
Il faut ensuite tout reprendre à la main. Découper le gros PDF, ouvrir chaque document, taper un nom lisible (« 2026-11-04_Facture_Dupont-Materiaux_F45872 » plutôt que « SCAN_0931 »), puis le déposer dans le bon dossier ou l'envoyer à la comptabilité. Une minute par document, parfois deux quand il faut chercher le numéro de facture.
Multiplié par le nombre de documents qui entrent chaque jour, on arrive vite à une demi-heure ou une heure par jour. Et quand on est pressé, on remet à plus tard. Les fichiers mal nommés s'accumulent, et trois mois après, retrouver un bon de livraison devient une chasse au trésor.
Scan by DocArt : le copieur qui range tout seul
Scan by DocArt est une solution française d'intelligence artificielle qui se branche sur votre copieur actuel. Vous scannez comme d'habitude, et l'IA prend le relais.
Voici ce qui se passe, dans l'ordre :
1. Vous scannez en vrac. Jusqu'à 50 pages d'un coup, documents mélangés. Inutile de glisser des feuilles de séparation entre chaque facture.
2. L'IA découpe. Elle repère où commence et où finit chaque document, et crée un fichier pour chacun.
3. Elle lit et reconnaît. Facture, devis, contrat, bulletin de paie, formulaire CERFA : plus de 160 types de documents sont identifiés sans paramétrage préalable. Elle extrait au passage les informations utiles (date, montant, fournisseur, numéro).
4. Elle renomme. Le fichier prend un nom construit à partir de ces informations. Vous retrouvez enfin vos documents par leur nom.
5. Elle transmet. Le document part là où il doit aller : une boîte mail, OneDrive, SharePoint, Google Drive ou un serveur SFTP.
Et quand l'IA hésite ? On garde la main, sans refaire le travail.
Côté données, un point qui compte pour beaucoup de dirigeants : tout est hébergé en France, chez Outscale, le cloud de Dassault Systèmes qualifié SecNumCloud par l'ANSSI. Vos fiches de paie et vos contrats ne partent pas à l'autre bout du monde.
Combien de temps on gagne, vraiment ?
DocArt annonce un traitement des scans qui passe d'environ une heure par jour à quelques minutes. Ce chiffre dépend évidemment de votre volume, alors faisons le calcul avec un cas simple.
Une PME de 15 personnes qui scanne 25 documents par jour. Comptez une minute et demie par document pour le découper, le renommer et le ranger, c'est raisonnable. On arrive à un peu plus de 35 minutes par jour, soit environ 13 heures par mois. Presque deux journées de travail, tous les mois, passées à taper des noms de fichiers.
Avec Scan by DocArt, il reste le geste de scanner et un coup d'œil de temps en temps pour valider un document dont l'IA n'est pas sûre. Le reste est automatique.
Mais le temps gagné au moment du scan n'est qu'une partie de l'histoire. Il y a aussi :
• le temps de recherche : un fichier bien nommé se retrouve en quelques secondes, au lieu d'ouvrir dix PDF un par un ;
• les oublis : une facture qui arrive directement dans la bonne boîte mail ne reste pas trois semaines sur un coin de bureau ;
• la régularité : le nommage est le même pour tout le monde, quelle que soit la personne qui scanne ce jour-là.
Avec la généralisation de la facture électronique pour les PME prévue d'ici septembre 2027, avoir des documents propres, nommés et classés devient aussi une bonne façon de s'y préparer sans stress.
Quelques exemples d'utilisation au quotidien
La même mécanique s'adapte à des besoins très différents selon les services.
À la comptabilité. Les factures fournisseurs sont scannées en une pile. Chacune est nommée avec la date, le fournisseur et le numéro, puis envoyée vers l'adresse de pré-comptabilité ou le dossier partagé avec l'expert-comptable.
Aux ressources humaines. Arrêts de travail, attestations, contrats signés : ces documents sensibles sont identifiés et rangés sans que plusieurs personnes aient à les ouvrir.
Sur les chantiers et en logistique. Les bons de livraison et PV de réception reviennent signés, souvent froissés, toujours en retard. Un scan en vrac le vendredi, et chacun retrouve sa place, rattaché au bon client.
Au secrétariat. Le courrier du matin est numérisé d'un coup et distribué par mail à la bonne personne, selon des règles définies une fois pour toutes.
Vous pouvez aussi créer vos propres automatisations : tel type de document va à telle personne, tel fournisseur dans tel dossier. C'est là que l'accompagnement à la mise en place fait la différence.
Pourquoi passer par 5D pour la mise en place
Sur le papier, l'installation prend un quart d'heure. Dans la vraie vie, la question n'est pas tant d'installer que de bien l'utiliser. C'est ce travail-là qui détermine le temps que vous gagnerez vraiment.
C'est notre métier depuis 2014. 5D accompagne les TPE et PME normandes sur l'impression, la dématérialisation, l'infrastructure informatique et le telecom. Autrement dit, on connaît votre copieur, votre réseau et votre GED. On sait les faire travailler ensemble.
Concrètement, voici comment on procède :
1. Un échange sur place pour regarder ce que vous scannez, en quelle quantité, et où les documents doivent finir.
2. Le paramétrage de Scan by DocArt sur votre copieur existant, avec vos règles de nommage et vos destinations.
3. Un test en conditions réelles avec vos propres documents, avant de basculer.
4. Une prise en main avec les personnes qui scannent au quotidien.
5. Un suivi pour ajuster les règles quand vos besoins évoluent.
Nos équipes sont basées à Mont-Saint-Aignan et interviennent sur Rouen, sa métropole et l'Eure. Quand il faut passer, on passe. Et vous avez en face de vous des gens que vous connaissez, pas un numéro de ticket.
Vos questions sur le scan intelligent
Faut-il changer de copieur ? Non. Scan by DocArt fonctionne avec la plupart des copieurs multifonctions du marché, y compris en simple « scan vers e-mail ». On vérifie la compatibilité de votre modèle avant de démarrer.
Est-ce que c'est une GED ? Vos documents continuent d'arriver dans vos outils habituels (mail, OneDrive, SharePoint, Google Drive). L'IA fait le tri et le nommage en amont. Pour ceux qui le souhaitent, l'outil peut être relié à votre GED.
L'IA peut-elle se tromper ? Oui, ça arrive, surtout sur des documents très abîmés ou atypiques. Dans ce cas, le document est signalé et vous le corrigez en un clic. C'est bien plus rapide que de tout faire à la main.
Où sont stockées mes données ? En France, chez Outscale, un hébergeur qualifié SecNumCloud par l'ANSSI. L'IA utilisée est celle de Mistral, une entreprise française.
Combien ça coûte ? Le tarif dépend du nombre de documents traités par an et du nombre d'utilisateurs. Les formules vont des petites structures jusqu'aux PME de 50 personnes et plus. Le plus simple est d'en parler : on vous fait une proposition adaptée à votre volume réel.
On regarde ça ensemble ?
Renommer des fichiers n'a jamais été le cœur de métier de personne. Si votre équipe y passe une partie de ses journées, il y a probablement mieux à faire de ce temps.
Le plus parlant, c'est encore d'essayer avec vos propres documents. Appelez-nous au 02 35 73 92 94 ou écrivez-nous via la page contact : on passe vous voir, on scanne une pile de votre courrier, et vous jugez sur pièce.
5D, votre partenaire numérique en Normandie.